Firmen und Selbständige müssen Geschäftsunterlagen geordnet aufbewahren. Dazu können geschäftliche E-Mails mit Bezug zu einem Handelsgeschäft gehören (§ 257 HGB). § 147 AO regelt vergleichbare Pflichten für Steuerpflichtige. Entscheidend ist der Inhalt – nicht die Tatsache, dass eine Nachricht per E-Mail versendet wurde.
Handelsbücher und Jahresabschlüsse sind grundsätzlich zehn Jahre, Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich acht Jahre und Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Welche Frist im Einzelfall gilt, hängt vom Inhalt ab.
Die GoBD beschreiben, wie elektronische Aufzeichnungen geführt und archiviert werden müssen: nachvollziehbar, vollständig, richtig, geordnet und unveränderbar. So bleiben geschäftliche Vorgänge auch Jahre später verständlich und prüfbar.
Die DSGVO legt keine pauschale E-Mail-Aufbewahrungsfrist fest. Gesetzliche Pflichten können die längere Speicherung bestimmter Inhalte rechtfertigen. Für nicht benötigte Nachrichten braucht es ein passendes Lösch- und Berechtigungskonzept.
Es gibt kein pauschales Bußgeld allein dafür, dass keine Archivierungssoftware eingesetzt wird. Fehlen aufbewahrungspflichtige Unterlagen, kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Je nach Sachverhalt können außerdem § 379 AO oder § 283b StGB relevant werden.
Diese Übersicht ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen: § 257 HGB, § 147 AO, § 162 AO, § 379 AO, § 283b StGB, DSGVO.